읽히는 e-메일, 의도한 목적을 달성하는 e-메일이 되기 위해서는 몇 가지 요령이 필요하다.
1. 내용을 짐작할 수 있는 제목이어야
2. 간결하고 쉽게 써야 한다
3. 가급적 자료를 첨부하지 마라
4. 통신언어나 속어는 안 쓰는 게 상책
5. 메일 주소를 철저하게 확인하라
미국의 마케팅 전문가인 폴 솔토프(Paul Soltoff)가 밝힌 효과적인 비즈니스 e-메일 작성법을 소개한다(앞서 언급한 내용과 겹치는 것은 생략).1 정확한 정보를 제공하라(Be accurate) : 메일에서 제공한 통계 정보, 어떤 가치를 제공하겠다고 한 내용 등이 부풀린 것이거나 거짓 정보가 돼선 안 된다.2 프레젠테이션할 때 쓰는 말을 참고하라(Mimic your verbal presentation) : 제품이나 서비스를 판매하기 위해 프레젠테이션하는 경우 어떤 말을 사용했는지 곰곰이 기억해 보라.3 서명란을 점검하라(Check your signature block) : e-메일 끝 부분에 들어갈 이름, 직위, 회사, 주소, 전화, 팩스, e-메일, 웹사이트 링크 등을 다시 한번 점검하라.4 언제 보내는 게 좋을지 결정하라(Carefully choose when you actually send the mail) : 대부분 사람이 월요일 아침 쌓인 메일을 정리하므로 언제 보내는 게 좋을지 고민하라.5 그래픽 이미지를 지혜롭게 사용하라(Use graphics wisely) : 핵심 메시지를 부각시키는 데 도움이 되는 이미지는 적극적으로 사용해야 한다.6 보내기 전에 반드시 테스트하라(Test) : 최종적으로 전송하기 전에 미리 테스트 메일을 보내라. 이미지가 깨져서 나오지는 않는지, 보내는 사람은 정확한지 등을 점검하라.7 상세하고 완벽한 정보를 제공하라(Be complete) : 고객들은 직관적으로 결론을 내리기 쉽다. 그릇된 결론을 내리는 것을 방지하기 위해 상세하고도 완벽한 정보를 제공해야 한다.8 다른 사람들이 보내는 e-메일을 벤치마킹하라(Don’t look like everyone else) : 경쟁자들이 보내는 메일을 수신하면서 그들은 어떤 방식으로 고객과 커뮤니케이션하는지 분석하라.9 문장 내용을 깔끔하게 다듬어라(Be clear) : 의외로 잘못된 문법, 잘못된 철자들이 자주 눈에 띈다. 논리적으로 어색한 문장도 적지 않다. 중요한 메일의 경우 글을 잘 쓰는 사람을 고용해 메시지를 작성하게 하는 것도 좋은 방법이다.10 진실하라(Be genuine) : 진실한 사람이란 것을 느끼게 해줘야 한다. 조금 과장되게 알리는 것이 단기적 효과가 있을지는 모르나 고객 관계는 장기적 안목으로 발전시켜야 한다.11 고객 상황을 머릿속에 그려보라(Put yourself in their shoes) : “오늘 매우 바쁘신 것을 잘 알기에 요점만 간단히 말씀드리겠습니다”처럼 고객 상황을 이해한 메시지를 작성하라.12 광고 냄새를 풍기지 말라(Write business e-mails as letters, not as ads) : 광고와 같은 인상을 심어줘선 안 된다. 일상적 메일 형태로 보내는 것이 효과가 높을 때도 있다.13 메시지 작성에 시간을 들여라(Take your time) : 메시지를 작성한 후 하루 또는 이틀 동안 다듬어야 한다. 이 기간에 직장 동료 혹은 지인에게 보여 주고 조언을 구하라.